Organizacja spotkania biznesowego pod względem cateringowym dokonywana przez pracowników wirtualnego biura
Pracownicy wirtualnego biura zajmują się organizacją jego pracy pod względem cateringowym. Zamawiają odpowiednie dania i przekąski, które mogą być jedzone w czasie spotkania biznesowego czy spotkania bardziej towarzyskiego przed jakimiś świętami. Z takich okazji przygotowywany jest także serwis kawowy, dzięki któremu zwłaszcza uczestnikom spotkania biznesowego będzie się dużo łatwiej i przyjemniej pracowało. W czasie takich spotkań bardzo ważną rolę odgrywa także dostęp do odpowiedniej ilości wody mineralnej. Pracownicy wirtualnego biura są odpowiedzialni także za robienie zakupów bardziej biurowych, typu nowy papier ksero czy nowy tusz do drukarki. Dzięki temu wirtualne biuro będzie mogło sprawnie funkcjonować.
Umawianie spotkań z klientem poprzez wirtualne biuro
Pracownicy wirtualnego biura zajmują się obsługiwaniem swojego klienta, a także obsługiwaniem jego zleceniodawców. Osoby zainteresowane jakimiś usługami wykonywanymi przez firmę korzystającą z wirtualnego biura mogą do niego dzwonić i w ten sposób zasięgać wszystkich niezbędnych informacji. W razie potrzeby zostaną przekierowani na numer kierownika firmy nawet wówczas, gdy przebywa on na urlopie. Dzięki temu będą mogli ustalić wszystkie szczegóły dotyczące współpracy z firmą usługową i umówić się na jakieś ewentualne spotkanie organizacyjne. Wszystkie takie spotkania mogą również odbywać się w siedzibie wirtualnego biura, która zwykle położona jest w centrum miasta, do którego łatwo dojechać.
Obsługa klientów wirtualnego biura według różnych pakietów
Klienci wirtualnego biura mogą korzystać z jego usług według wybranego przez siebie pakietu. Dlatego jedni klienci mogą liczyć na odbieranie korespondencji i przechowywanie jej do czasu odbioru, a inni na odsyłanie jej na wskazany adres. Zgodnie z niektórymi pakietami przychodząca korespondencja będzie mogła być od razu faksowana i tą drogą wysyłana do klienta. Natomiast w zakres obsługi adresu mailowego może wchodzić odbiór wiadomości elektronicznych pochodzących od kontrahentów oraz przekazywanie ich do odpowiednich pracowników firmy odpowiedzialnych za poszczególne wymiary jej funkcjonowania. Pracownicy wirtualnego biura mogą także załatwiać za swoich klientów sprawy urzędowe, a nawet podpisywać w ich imieniu niektóre dokumenty.